Jak zjeść słonia? Na takie i inne pytania odpowiadał Paweł Bochnowski podczas live'a kryzysowego z Szamanem. Zarządzanie w trudnych czasach epidemii to wyzwanie dla managerów, dlatego poznaj narzędzia ułatwiające je i etapy, które pomogą Ci je wdrożyć.

Zarządzanie to wyzwanie

W poprzednim tygodniu na naszym blogu zamieściliśmy artykuł, który był relacją ze specjalnego live’a kryzysowego u Szamana. Michał Karzel opowiadał o tym, czym różni się zarządzanie pracą zdalną od home office i podał tricki do zastosowania przez managerów, żeby praca w zespole rozproszonym szła sprawniej. Kwarantanna trwa dalej, kryzys nadchodzi, tak więc dziś kolejna relacja z live’a dla zwolenników formy pisanej. Tym razem sprawdzimy, co ciekawego o pracy w kryzysie ma do powiedzenia Paweł Bochnowski – doradca, szkoleniowiec, manager i Książkocholik, który posiada niemałe doświadczenie w zarządzaniu i doradzaniu zespołom zarówno polskim, jak i zagranicznym, żeby działały sprawniej.

Na końcu artykułu 7 etapów wdrażania się w pracę zdalną i kilka narzędzi ułatwiających tę pracę.

Koronawirus i jego wpływ na świat oraz biznes

Drugi z live’ów kryzysowych, przeprowadzony tym razem z Pawłem Bochnowskim, rozpoczął się od wyraźnego ogłoszenia – koronawirus zmienia świat. To wszystko dzieje się na naszych oczach, można nawet powiedzieć, że to nie jest burzliwy okres. Teraz mamy już do czynienia ze sztormem.

O tym, jak ogromną zmianą w funkcjonowaniu firm jest obecna sytuacja, mogą świadczyć badania naukowców z zakresu zarządzania, którzy, badając firmy w Chinach, wyróżniają już czas PRZED epidemią i PO. W zarządzaniu rozpoczyna się nowa era i tylko od managerów zależy, czy wykorzystają ją na rozwój, czy potraktują jako przeszkodę, z którą sobie nie poradzą.

Chcesz się zaliczyć do pierwszej grupy? Na pewno tak, jeśli to czytasz! Żeby wykorzystać maksymalnie potencjał obecnej sytuacji, przeczytaj uważnie ten artykuł, a także poprzedni, o tym, jak zarządzać zespołem, który nagle zaczął pracować zdalnie (link tutaj).

Jak długo może potrwać praca zdalna? Specjaliści twierdzą, że okres ten może się wydłużyć nawet do 3 miesięcy, więc trzeba zorganizować się tak, żeby zminimalizować straty i powrócić do rzeczywistości po kryzysie. A może nawet Twojemu zespołowi spodoba się praca w domach i przejdziecie na formę organizacji pracy częściowo zdalnej na stałe…?

Czy łatwo jest angażować ludzi online? Zarządzanie poziom ekspert

Praca zdalna jest wymagająca dla kultury organizacyjnej. Wiele firm nie odrobiło wcześniej lekcji i teraz ma problem. A muszą być przygotowane na wiele sytuacji, w tym także na możliwość pracy zdalnej – jeśli nie dla wszystkich pracowników od razu, to przynajmniej dla pojedynczych, którzy chcieliby wyjątkowo, z konkretnego powodu, zostać w domu. Nie muszą brać wolnego, więc staraj się zorganizować działania firmy tak, żeby mieli możliwość home office.

Syndrom studenta. Czym jest i jak sobie z nim poradzić?

Tutaj dowiesz się też, jak zjeść słonia 😉

Jak się przygotować do pracy zdalnej?

  1. Przede wszystkim, co najważniejsze, trzeba zadbać o bezpieczeństwo danych. Nic nie może wyciec w niekontrolowany sposób. Więcej o tym, jak takie bezpieczeństwo zapewnić, dowiesz się z live’a z Marcinem Pieleszkiem, do którego link znajduje się tutaj. Jeśli nie jesteś w stanie zadbać o to sam, zatrudnij firmę, która ogarnie to za Ciebie. 
  2. Po drugie narzędzia. Dajesz pracownikom możliwość wspólnego edytowania dokumentów, dzielenia się plikami i trzymania wszystkiego, co ważne, w jednym miejscu? Takie opcje oferuje choćby Google i jego chmura G-Suite. O narzędziach powiemy sobie więcej w dalszej części artykułu.
  3. Po trzecie, i najważniejsze, ludzie. Dobry manager uskutecznia takie zarządzanie, dzięki któremu wszyscy rozumieją sens pracy, czują się częścią zespołu. Można to osiągnąć np. poprzez wspólne ustalenie zasad funkcjonowania firmy w momencie, w którym pracujemy zdalnie.

Po raz kolejny padło zdanie, że praca zdalna może być efektywniejsza od pracy w biurze – trzeba tylko dać sobie czas na przystosowanie.

Człowiek – zwierzę stadne

Człowiek potrzebuje drugiego człowieka. Są oczywiście introwertycy, którzy lubią swoje towarzystwo i praca samodzielna jest dla nich korzystniejsza, a na wykonywanych zadaniach skupiają się bardziej w ciszy. Jednak nawet oni czasem muszą się z kimś spotkać i porozmawiać. Żeby zespół działał sprawniej, musi się komunikować, musi rozwiązywać swoje konflikty, poznać możliwości każdego z członków zespołu. Dlatego tak często spotykamy się w biurze z grami facylitacyjnymi (zapoznawczymi) (np. 2 prawdy 2 kłamstwo). Ważne są nawet emotikony w wysyłanych mailach – pozwalają odczytać nastroje.

Na żywo relację jest nawiązać łatwiej. Dlatego, kiedy spotkanie nie wchodzi w grę, ważne są wideokonferencje. Dlaczego wideo? Kiedy się widzimy, czujemy większą odpowiedzialność, widzimy człowieka, który prosi nas o wykonanie swojej części zadania. Dla skutecznej pracy zespołu optymalne są 2 spotkania całego zespołu w ciągu dnia:

  • poranne – na którym każdy mówi, co zamierza danego dnia robić, jakie ma przydzielone zadania. To dobry moment na zadawanie pytań, na powiedzenie, że czegoś brakuje, że z czymś jest problem. Można także ustalić, czy w ciągu dnia można poszczególnym pracownikom “przeszkadzać”, czy robią coś ważnego i pilnego i trzeba zostawić ich w spokoju;
  • popołudniowe – pod koniec dnia. Mówimy, co udało nam się zrealizować, ile czasu zajęły poszczególne prace, ile było tzw. wrzutek, czyli nieplanowanych zadań podrzuconych przez kogoś z zespołu. To czas na refleksje, podsumowanie stanu projektów, kontrolę kryzysów i plany na jutro.

Po wideokonferencji warto wysłać podsumowanie rozmowy mailem. Jednym z narzędzi, umożliwiających spotkania online, jest Hangouts od Google (w pakiecie G-Suite). Poza tym są Skype czy Whereby.com (w wersji darmowej dla 4 urządzeń na raz).

Czy tylko dla spotkań projektowych warto się zdzwaniać? Nie! Relacje buduje się poprzez małe rzeczy. W biurze często jest tak, że dla rozluźnienia rozmawia się o tym, co się wyczytało w sieci, o ciekawostkach. Tutaj pomocna może być “kawa online”, czyli połączenie się nawet na pół godziny i żartobliwe podyskutowanie dla relaksu. Świętowanie online? Też się da! Paweł Bochnowski dał przykład, że pewnego razu, świętując sukces firmy, wysłał do pracowników pracujących zdalnie ciastko z cukierni i wszyscy wspólnie, na wideokonferencji, zjedli i się zintegrowali. Koszt stosunkowo niewielki, a pracownicy zapamiętają taki gest na długo. Wirtualne wieczorne piwo? Czemu nie!

Podsumowując – da się pracować zdalnie i utrzymywać relacje. Abstrahując od obecnej sytuacji i przymusowej kwarantanny – nawet jeśli po powrocie do normalności uznacie, że praca z domów jest skuteczniejsza, zawsze spotykać można się po pracy.

Zarządzanie zespołem zdalnym i balans między pracą, a życiem

“W życiu liczy się nie tylko praca” – a jednak! Kontakt z ludźmi jest ważny. Chcesz więcej perełek? Obejrzyj cały live i zajrzyj na kanał Youtube Balan GO – tam zawsze szorty z każdego live’a.

Na pracę zdalną naprawdę da się przejść. Nie wierzysz? Sam byłem sceptykiem takiego rozwiązania, a dziś robię to z przyjemnością. Napisałem artykuł o tym, jak to się stało – musisz po prostu pamiętać o 5 rzeczach, które Ci taką pracę ułatwią. Zresztą Szaman na live’ie z Pawłem Bochnowskim mnie i moje podejście obgadywał – sam zobacz, co o mnie mówił!

Worl-life-ballance – na pewno znasz to pojęcie. Oznacza oddzielenie życia od pracy i znalezienie między nimi równowagi. Dziś już coraz częściej mówi się o work-life-mix, czyli przenikaniu się tych dwóch światów. Jak powiedział Paweł, nie chodzi o to, żeby pracować długo, tylko mądrze. Jeśli czujesz, że pogadanka z kolegą z pokoju obok odświeży Twoje myślenie na dany temat, zrób to. Nie jest ważne dzisiaj siedzenie na etacie 8 godzin, tylko wykonanie zadania. Elastyczność i kompetencje ponad dyspozycyjność. Efekty ponad godziny. Coraz głośniej mówi się (London Business School) o wprowadzeniu 4-dniowego tygodnia pracy. Chodzi tu o maksymalne skupienie się na wykonywanych zadaniach i być może nie będzie potrzeba poświęcać na nie aż tyle czasu.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – 7 elementów do wdrożenia

Każda praca zdalna, żeby została zorganizowana skutecznie, musi przejść przez 7 etapów. To ułatwi zarządzanie zespołem. Paweł na live’ie wymienił następujące:

  1. Ustalenie zasad ze wszystkimi członkami zespołu – czy każdy ma narzędzia do wykonywania pracy, kiedy przeprowadzamy rozmowy w ciągu dnia, jak raportujemy poszczególne etapy projektów itd.;
  2. System zrozumiały dla każdego – powiązane z pierwszym punktem. Podsumowanie w mailu, jak będzie przebiegać Wasza praca;
  3. Dbanie o dobrą komunikację – tutaj niezbędne będą poranne i popołudniowe rozmowy, a także krótkie połączenia na zasadzie “czy wszystko w porządku, czy wszystko masz, co teraz robisz, potrzebujesz czegoś? Nie, lecimy dalej”;
  4. Elementy socjalne – czy ludzie czują się członkami zespołu? Tu już rola spoczywa na managerze, który przedstawi cele firmy tak, żeby pracownicy się z nimi zidentyfikowali;
  5. Dobry management – nowa rola managera, skuteczne zarządzanie to większe zaufanie. Duża rola zwłaszcza na etapie przejściowym;
  6. Wykorzystanie przewag pracy zdalnej – na podstawie pierwszych pięciu. Kiedy już się do pracy zdalnej przyzwyczaimy, wykorzystujmy jej zalety, większą swobodę itd.;
  7. Spijanie sukcesu i zastanawianie się, jak będziemy pracować po kryzysie – szukanie najlepszego rozwiązania, bo być może właśnie praca zdalna jest najlepszą opcją.

ALE!

Powyższe punkty to systemy wsparcia dla pracowników. Niezwykle ważne dla dalszej ich pracy, jednak w pierwszym kroku, jako lider, szef, przełożony, musisz zastanowić się, jakie kluczowe potrzeby ma Twoja firma i Twoi klienci. Jakie procesy są niezbędne? Jeśli tego nie przemyślisz, przestaniesz zarabiać, a to nie doprowadzi do niczego. Dopiero po przeanalizowaniu tego zacznijcie wspólnie z teamem organizować te 7 kroków.

Organizacja projektów – narzędzia

Na koniec obiecana lista trzech narzędzi, dzięki którym zorganizujecie swoją pracę w zespole. Aplikacje te pozwalają dzielić projekty na mniejsze części (a to chyba najważniejsze przy planowaniu działań), przypisywać je do osób, kontaktować się ze sobą itd.

Narzędzia te w swoich podstawowych pakietach są bezpłatne, możesz wykupić dostęp w celu uzyskania większej liczby korzyści:

  • Asana
  • Trello
  • Jira

My w balanGO korzystamy z Asany, która jest niezwykle przejrzysta i funkcjonalna, a komunikujemy się przez Slack – stronę, na której można organizować burze mózgów, omawiać poszczególne tematy związane z danym klientem, wydarzeniem, wysyłać wiadomości prywatne oraz podrzucać inspiracje. Firmowa wersja Messengera z dużo większą liczbą możliwości, żeby jakoś jednak oddzielić życie od pracy i nie dostawać powiadomień, kiedy np. Szaman w środku nocy wpadnie na przełomowy pomysł 😉 Swoją drogą Slack urósł ostatnio na giełdzie, co pokazuje, jak ważna jest obecnie dobra organizacja pracy zdalnej.

Podsumowanie

Jak to pod koniec live’a powiedział Paweł, “nie pracuj długo, pracuj mądrze”. Będziesz czerpał dalej przyjemność z pracy, kiedy nie stanie się ona dla Ciebie całym życiem. 

  • aby uniknąć syndromu studenta, czyli odkładania zadań na ostatnią chwilę, dziel je na mniejsze części zaplanowane na jeden dzień;
  • pracuj zgodnie ze swoimi rytuałami z biura, bo mózg lubi rutynę
  • rozmawiajcie z zespołem każdego dnia co najmniej 2 razy, koniecznie z włączoną kamerką
  • dowiedz się, w jakich godzinach pracuje każdy członek Twojego zespołu i kiedy możesz zajmować jego czas

Niech ta epidemia będzie czasem na zorganizowanie rzeczy, nad którymi wcześniej się nie zastanawiałeś. Rozmawiaj z pracownikami, ustal z nimi priorytety i dalsze działania po kryzysie. Potrzebujesz pomocy? Ruszyły już darmowe konsultacje z Pawłem, który chętnie pomoże Ci ogarnąć zarządzanie Twoim zespołem. Znajdź go na LinkedInie i napisz ze swoim pytaniem.

Całą rozmowę Szamana z Pawłem Bochnowskim, dla którego zarządzanie to chleb powszedni, znajdziesz tutaj!

Co jeszcze można robić w kryzysie? Rozwijać się. Szaman szykuje tu pewną niespodziankę. Ale o tym wkrótce…

 

Konrad Orzechowski

Wódz Szybkie Pióro