Praca zdalna to nie lada wyzwanie. Po pierwsze dla pracowników, ale przede wszystkim dla osób zarządzających zespołami rozproszonymi. Jak sobie poradzić z teamem, który do tej pory był "pod ręką"? Przeczytaj artykuł i poznaj sposoby Michała Karzela.

Praca zdalna z perspektywy osoby zarządzającej

Koronawirus niepodzielnie i niezmiennie rządzi światem. Zdominował media, zastraszył nawet Kościół i dał się we znaki przedsiębiorcom. Dopóki kryzys się nie skończy, musimy maksymalnie zintensyfikować nasze działania, żeby po jego zakończeniu wrócić do codzienności i odbudować jak najszybciej powstałe straty. Jak to zrobić? Skoro trzeba pracować z domu, róbmy to jak najlepiej. Pisałem już ostatnio o 5 sposobach dla pracowników na poradzenie sobie z wyzwaniem, jakim jest praca zdalna. Jeśli jesteś zainteresowany i masz problem z przepracowaniem dziennie 8 godzin, bo coś Cię co chwilę rozprasza, koniecznie go przeczytaj!

Home office – 5 sposobów na zorganizowanie czasu pracy w domu

Jednak dzisiaj ugryziemy temat z innej strony. Od strony managera, pracodawcy, kierownika, czy jakkolwiek byśmy nazwali osobę delegującą zadania. W poprzednim tygodniu Szaman gościł u siebie dwóch specjalistów od organizacji pracy zdalnej i zarządzania zespołami rozproszonymi. Przeprowadził z nimi rozmowy, podczas których dowiedział się, jak eksperci radzą sobie z delegowaniem zadań, żeby wszystko zostało wykonane na czas. Oba te wywiady są już na naszym kanale YouTube, a dziś mam dla Was wersję pisaną obu, dla zwolenników formy pisanej.

Michał Karzel – czy praca zdalna to home office?

“Dzielmy się dobrym humorem” – tak Szaman rozpoczął pierwszego z serii dwóch live’ów kryzysowych. Choć zabrzmieć to może nieco przewrotnie w obecnym czasie, jest w tej radzie wiele prawdy. Bo dobry humor oznacza lepszy kontakt z zespołem, a lepszy kontakt z zespołem w prostej linii prowadzi do sprawniejszego wykonywania zleconych zadań.

Zacznijmy od początku i od wyróżnienia dwóch pojęć – home office, a zarządzanie procesami masowymi w pracy zdalnej.

Home office to praca z domu. Ma miejsce wtedy, kiedy copywriter, grafik czy informatyk otrzymują do wykonania pracę, siadają w zaciszu domowym i to robią. Dotyczy zleceniobiorcy, osoby indywidualnej. Nie ma w tej definicji mowy o jednej ważnej rzeczy. O zespole.

Kiedy w grę wchodzi zespół ludzi, zaczynamy mówić o pracy zdalnej i dopiero tutaj zaczynają się schody. Znaleźliśmy się w sytuacji, w której setki zespołów w całej Polsce i na świecie uległy wirtualizacji i z biur przenieśli się do domów. Prawdziwe wyzwanie stoi przed managerem, który musi taki zespół ogarnąć.

Budowanie więzi online

Do sprawnego wdrożenia pracy zdalnej w firmie potrzeba dużego doświadczenia. W zależności od zażyłości relacji, liczebności zespołu i typu wykonywanej pracy, przejście na telepracę może być łatwiejsze lub trudniejsze. Michał Karzel prowadzi firmę doradczą, która od lat pomaga innym firmom organizować pracę zdalną, outsourcing, a także sam prowadzi firmę właśnie tak działającą. Pierwsze ich spotkanie na żywo miało miejsce… w 3. roku jej działalności. Wcześniej wszystko działo się na dedykowanych platformach, komunikatorach etc. W wywiadzie z Szamanem wspomina, że najważniejsza rada, jaką może dać managerom, to nauka na błędach i sprawdzanie, które rozwiązanie sprawdzi się lepiej u nich.

Wyróżnił 2 podstawowe modele zespołów pracowniczych działających w wirtualnym świecie:

  1. Model hybrydowy – polega na częściowej pracy zdalnej i częściowo na miejscu. Najpierw szkoli się pracowników w firmie, organizuje warsztaty, wprowadza w świat firmy. Następnie pracownik, który wie, co ma robić, pakuje plecak, niezbędny sprzęt i idzie do domu do pracy;
  2. Model rozproszony – taki model występuje w firmach, w których wszystko dzieje się wirtualnie. Począwszy od procesu rekrutacji, a skończywszy na samej pracy i komunikacji poziomej (pomiędzy pracownikami) i pionowej (pomiędzy pracownikami, a kadrą zarządzającą).

Firma jako żywy organizm

Ważne jest zauważenie pewnego faktu – praca zdalna nie może polegać na zupełnym oderwaniu się pracowników od firmy i siebie nawzajem. Komunikacja jest niezbędna, ponieważ firma jest żywym organizmem złożonym z ludzi. W sytuacji, gdy siedzimy wszyscy w biurze, nie ma problemu o zadanie pytania o pomoc i nawet zagadywanie się może przynieść korzyści. Przy pracy zdalnej też może zdarzyć się sytuacja, w której zadamy pytanie jednej osobie i otrzymamy od niej odpowiedź. Jednak istnieje tu możliwość wprowadzenia się w błąd, kiedy osobie pytanej tylko wydaje się, że zna odpowiedź. Jak sobie z tym poradzić?

Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia i komunikatory. Lepiej zadać pytanie na kanale ogólnym, otrzymać kilka odpowiedzi, a gdyby ktoś nie miał racji – szybko zostanie poprawiony. W biurze, a także właśnie na takich wspólnych kanałach, mamy do czynienia z porozumiewaniem się “jeden do wszystkich”, a nie “jeden do jednego”, jak by to było w wiadomości prywatnej.

Równie ważna jest świadomość procesów nieformalnych, które odbywają się w firmie. O co chodzi? O krótką rozmowę przy kawie, o załatwienie sprawy na korytarzu, w drodze do toalety. Praca zdalna zabiera tę możliwość. Dlatego tak ważne są częste spotkania czy rozmowy z całym zespołem, o których pisałem w poprzednim artykule o home office.

Praca zdalna – zagrożenia

Praca zdalna może być utrudniona w wielu przypadkach. Jakich? Szczególnie wyraźnie widać to wtedy, kiedy trzeba z kimś oficjalnie porozmawiać. Obecna kultura organizacyjna w Polsce nie jest jeszcze gotowa na wszystko i często zdarzają się formaliści, dla których niektóre domowe zachowania są niedopuszczalne.

Przed domem Szamana (znaczy się, przed tipi) kiedyś podczas rozmowy zaczął piać kogut. Notorycznie zdarzają się sytuacje, gdy w najmniej oczekiwanym momencie sąsiad zacznie remont, a dziecko postanowi zapragnąć odrobiny atencji. W naszym kraju dalej niewielkie jest doświadczenie z home office, w stosunku do krajów zachodnich i na tego typu sytuacje patrzy się nieco nieprzychylnie i ze zdziwieniem.

Innym problemem jest wspomniane już wcześniej tempo przepływu informacji między pracownikami, a także kwestie bezpieczeństwa przepływu danych. Pracodawca musi zadbać o bezpieczny przekaz informacji na zabezpieczonych serwerach, żeby nic nie wyciekło na zewnątrz. To samo tyczy się sprzętu posiadanego przez pracownika – w niektórych przypadkach wymagane są minimalne parametry komputera, łącza itd. i brak możliwości dostosowania się do wymogów może uniemożliwić pracę.

Wśród zalet pracy zdalnej można wymienić np. potwierdzoną badaniami większą wydajność i szybkość wykonania zadania – ale wtedy, kiedy usunie się rozpraszacze.

Chcesz więcej trudnych pytań? Obejrzyj całego live’a!

Zespół jako całość, a nie grono specjalistów

W zarządzaniu zespołem pracującym zdalnie pomóc mogą odpowiednio ukształtowane relacje. Krótko mówiąc – zespół musi pozostać zespołem. Tylko tak można sprawnie przejść proces wirtualizacji. Nawet kiedy firma od samego początku pracuje zdalnie i pracownicy nigdy nie bywają w biurze – wtedy każdy manager, przełożony czy szef powinien powiedzieć parę słów o sobie, dać się poznać, wzbudzić respekt. Nie strach, a jedynie poważanie i sympatię

Pracowników da się kontrolować, sprawdzać wydajność, monitorować ekran jego komputera itd. Jednak zdecydowanie nie jest to dobra metoda zarządzania, tu liczy się coś innego. A mianowicie poczucie pracowników, że razem tworzą całość. Na wagę złota jest lider, który porwie tłum, który zamiast krzyczeć – zaoferuje pomoc.

“Tak pracować z ludźmi, żeby oni chcieli bardziej niż my” – takie wyzwanie stoi przed managerami. Dokonać tego można za pomocą przedstawienia wizji firmy każdemu pracownikowi, dzięki rozmowom i skutecznemu systemowi motywacyjnemu.

Jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnym – w punktach

  • częsta komunikacja
  • sprawnie działający system CRM
  • delegowanie zadań
  • przejęcie przez pracowników wartości firmy
  • panika zastąpiona spokojem – lider ma za zadanie prowadzić zespół w określonym kierunku

Podczas live’a Milena dodała komentarz i napisała, że firma jest jak okręt. Każdy z pracowników, niezależnie od szczebla, dostaje wiosło i cały sekret tkwi w tym, żeby wiosłować w tym samym kierunku. Michał Karzel dodał, że tutaj właśnie do akcji wkracza lider, który niczym kapitan statku synchronizuje ludzi i narzuca tempo.

A jeśli chodzi o jeszcze dalej idące analogie – kiedy podczas wycofywania się wojsk dojdzie do paniki, wszyscy się rozbiegną, spada poziom siły, a i wystrzelić pojedynczą osobę łatwiej.

Podsumowując, pracę zdalną da się wdrożyć, łatwiej lub trudniej, w zależności od rodzaju firmy i pozycji wyjściowej. Teraz zostaliśmy do tego zmuszeni, ale może nam się to spodoba i zostaniemy w takiej formie na dłużej…?

Link do całej rozmowy z Michałem tutaj:

https://www.youtube.com/watch?v=YUarHaS3zkk&feature=youtu.be

A już wkrótce druga część wiedzy i artykuł o live’ie z Pawłem Bochnowskim. Czuwajcie!

 

PS: jeśli czujesz, że masz trochę wolnego czasu i chcesz się rozwijać, Szaman ma dla Ciebie specjalną propozycję! Odbierz wideo, na którym opowiada o tym, jak podnieść wartość swojego produktu. Interesujesz się sprzedażą? Chcesz zwiększyć zyski i zapaść w pamięć swoim klientom? To materiał w sam raz dla Ciebie!

Odbieram!

 

Konrad Orzechowski

Wódz Szybkie Pióro

Zapisz się do newsletter!

Przetwarzanie...

Udało się!