Twój zespół się powiększa, a wraz z nim rośnie liczba klientów? Super! Jednak wzrost liczby klientów to więcej zadań do rozdzielenia, więcej obowiązków i rzeczy do zapamiętania. A także faktur do rozliczenia. Jak się w tym nie zagubić i płynnie komunikować się z zespołem, żeby zaoszczędzić czas pracy, a co za tym idzie - pieniądze? Z pomocą przychodzą darmowe narzędzia do organizacji pracy. Chcesz mieć dostęp do tego artykułu już dziś? Dołącz do grupy Marketing Tu i Teraz na Facebooku i poznaj tajne zaklęcie...

Darmowe narzędzia do organizacji pracy

Na początku działalności wszystkie zadania dało się trzymać w ryzach. Jeden albo dwóch klientów, Ty jako jedyny pracownik i organizacja zleceń dla nich. Z czasem jednak ogarnianie firmy zaczyna być skomplikowane – kiedy zamiast jednego klienta masz 10, a pracowników 5, zaczyna się problem – kto zrobił jakie zadanie dla kogo i ile zajęło mu to czasu. Teraz powiększ te liczby 10- lub 20-krotnie. A poza tym ile można wysyłać SMS-ów związanych z pracą do pracowników, którym przydziela się zadania właśnie tą drogą? Jednak specjalnie z myślą o przedsiębiorcach chcących sprawnie zarządzać zespołem stworzono darmowe narzędzia do organizacji pracy.

Jak to działa?

To nie jest pierwszy wpis na tym blogu o darmowych narzędziach do pracy. Jeśli przygotowujesz sam projekty graficzne, zobacz ten wpis z narzędziami, które znacznie ułatwią Twoją pracę.

Tym razem nie będzie to wpis poglądowy z wymienieniem kilku czy kilkunastu narzędzi/programów/aplikacji, a propozycje gotowych rozwiązań. Po jednym z każdej najważniejszej dla przedsiębiorcy dziedziny. Darmowe narzędzia do organizacji pracy, z których sami w balanGO korzystamy i które pomagają nam ogarniać na raz wszystkich klientów, dzielić się zadaniami, komunikować w zespole czy monitorować przebieg prac nad projektami.

Mierzenie czasu pracy

O ile nie pracujesz w firmie publicznej, zdajesz sobie sprawę, że to, ile czasu poświęcasz na dany projekt, ma kolosalne znaczenie. Dzięki temu wiesz, jakie przełożenie na wynagrodzenie powinna mieć Twoja praca. Poza tym łatwiej przygotujesz ofertę dla przyszłych klientów, a także będziesz miał potwierdzenie dla klienta, że faktycznie dla niego pracowałeś. Dodatkowe znaczenie narzędzia mierzące czas mają wtedy, kiedy w pracę nad projektem zaangażowanych jest kilka osób.

Przykładowo w balanGO, kiedy przychodzi do nas klient, który chce, żebyśmy stworzyli dla niego stronę internetową, zostaje przekazany do 4 osób. Na początku Wódz Patrzący w Przyszłość tworzy projekt strony, planuje zakładki i rozmieszczenie sekcji na stronie. Potem Wódz Szybkie Pióro (czyli autor niniejszego artykułu) zasiada do pisania tekstów SEO-copywritingowych, następnie Krawcowa Marek lub Kolorowe Pióro (graficzki) przygotowują projekt graficzny strony, a na końcu trafia ona do informatyka, który ją koduje.

4 osoby, 1 zadanie. I każda z tych osób za pomocą narzędzia kontroluje swój czas pracy, na końcu sumujemy godziny i robimy wycenę. Dzięki zrobieniu już wielu stron wiemy, ile czasu mniej więcej komu zajmuje jego część i teraz możemy w ofercie proponować klientom cenę nie “z czapy”, a głęboko przemyślaną i mającą odzwierciedlenie w godzinach. I wszyscy są szczęśliwi 😉

Narzędzie: Toggl

Darmowe narzędzia do organizacji pracy - Toggl

  1. Wybieramy klienta, nad którym pracujemy, projekt, którego dotyczy zadanie (np. strona internetowa, strategia) i wpisujemy, co konkretnie robiliśmy (np. tekst na stronę, rozdział o grupie docelowej).
  2. Ustawiamy czas, jaki zajęła nam praca lub zmieniamy na widok ze stoperem i klikamy Start przy rozpoczęciu pracy i Stop przy zakończeniu.
  3. Jeśli chcemy podsumować projekt, klikamy “Reports” po lewej stronie i tam możemy wygenerować raport z prac nad danym klientem, projektem, wykonywanym przez konkretne osoby w pewnym czasie.

Toggl - raport

Uwaga!

W darmowej wersji w jednym workspace mogą pracować tylko 4 osoby. Jednak wystarczy stworzyć kilka kont i w każdym z nich dodać pracowników, a przy podsumowaniu jedna osoba z każdego zespołu generuje raport.

PS: Toggl pokazuje, kto pracuje w niedziele 😉

Organizacja zadań

Jeśli projekt jest złożony (a zazwyczaj tak się dzieje), dzieli się go na podzadania i przypisuje poszczególne elementy różnym osobom. Żeby nie pogubić się w tym procesie i żeby o niczym nie zapomnieć, niezbędne będą jakieś darmowe narzędzia do organizacji pracy.

Przykładowo kiedy do balanGO przychodzi klient, który chce otrzymać prowadzenie mediów społecznościowych, jedna z naszych Social Media Ninja zostaje jego opiekunem. Zakłada projekt, tworzy zadanie, do którego wrzuca wypełniony przez klienta brief i oznacza wszystkich członków wioski, żeby się z nim zapoznali. Potem tworzy mniejsze zadania “Do zrobienia”, przydziela je poszczególnym osobom, ustawia deadline i przesuwa do sekcji “Zrobione”, kiedy prace się skończą.

Dzięki temu żadne zadanie nie umknie nikomu, wszystko metodycznie zostaje zaplanowane i wykonane. Każdy wie, co do niego należy, a w razie, gdyby zapomniał, otrzymuje powiadomienie na maila na dzień przed terminem oddania.

Narzędzie: Asana

Darmowe narzędzia do organizacji pracy - Asana

  1. Tworzymy projekt danego klienta i dopisujemy go do wszystkich członków zespołu (albo tych, którzy będą nad nim pracować – w balanGO funkcjonuje Team Marketing, wewnątrz którego tworzymy projekty, dzięki czemu każdy z nas ma do nich dostęp).
  2. Widok kolumn pozwala na dowolne nazwanie sekcji, np. Do zrobienia, Wewnętrzne, Inspiracje, Zrobione, W oczekiwaniu na akceptację itd.
  3. Plusem w danej kolumnie dodajemy zadanie, przypisujemy je do osoby, która ma je zrobić, ustalamy deadline i wpisujemy dokładny opis, czego potrzebujemy. Możemy też dodać obserwatorów, czyli osoby, które powinny mieć wgląd w zadanie.

Asana - projekt

Asana - zadanie

Komunikator

Kiedy szef zaczyna przeginać z wysyłanymi na Messengera wiadomościami, inspiracjami, pomysłami, pracownik aż boi się włączać internet albo wycisza konwersację. A cała masa (bardziej lub mniej) genialnych pomysłów przepada w odmętach konwersacji. A tak być nie musi.

Istnieją darmowe narzędzia do organizacji pracy, a konkretnie do komunikowania się wewnątrz zespołu, bez używania “tradycyjnych” kanałów komunikacji. Co więcej, często można wewnątrz nich tworzyć kanały dla poszczególnych rozmów – o danym kliencie, o ciekawych rzeczach znalezionych w sieci czy o inspiracjach, podpatrzonych u konkurencji. Dodatkowo komunikatory takie często umożliwiają komunikowanie się bezpośrednio z daną osobą albo kilkoma osobami, przez co nie zaśmieca się swojej prywatnej skrzynki, a tworzy miejsce do rozmów O PRACY. Work-life-mix swoją drogą, ale pewien podział między pracą, a życiem powinniśmy zostawić.

Narzędzie: Slack

Darmowe narzędzia do organizacji pracy - Slack

  1. Tworzysz kanały, które będą Ci potrzebne, a dodatkowo w każdej chwili możesz dołożyć nowe.
  2. Piszesz, oznaczasz ludzi przy użyciu znaczka @, informujesz o urlopach przy pomocy Time Bota, a nawet wysyłasz gify (ale nie my, my jesteśmy profesjonalistami i nie żartujemy z pracy, koledzy mówili, że można 😉 ).
  3. Możesz podpiąć Toggla z Asaną czy dyskiem Google i dostawać na niego powiadomienia o zaplanowanych spotkaniach czy oznaczeniach w projekcie na Asanie.

Podsumowanie

Ogarnięcie pracy całego zespołu może być nie lada wyzwaniem. Jednak nie trzeba być mistrzem zarządzania, żeby sobie z tym poradzić – na pomoc przedsiębiorcom i managerom nadchodzą darmowe narzędzia do organizacji pracy. Wymieniliśmy tu kilka, z których sami korzystamy w balanGO, które są, przynajmniej w podstawowych wersjach, bezpłatne i które nam pozwalają ogarniać, co najważniejsze.

Chcesz przeczytać więcej o organizacji pracy? Zobacz ten artykuł, który jest spisem perełek wypowiedzianych przez Pawła Bochnowskiego podczas live’a z Szamanem na początku epidemii koronawirusa w Polsce i przymusowym przejściu na pracę zdalną. Paweł zajmuje się zarządzaniem nawet największymi zespołami, pomaga organizować pracę, a tu za darmo możesz poczytać jego wskazówki. I usłyszeć o jeszcze kilku narzędziach czy aplikacjach do organizacji pracy.

Co jeszcze? Zajrzyj na nasz profil na Facebooku, polub go, a nie ominą Cię ciekawostki związane z marketingiem, promocją, mediami czy skutecznym prowadzeniem biznesu!

Ostatnio Wódz Patrzący w Przyszłość ogarnął na blogu sekcję komentarzy. Fajna? Wypróbuj sam, jak działa, skomentuj, polub i udostępnij znajomym, a następnie napisz nam, jak Ci się podobał artykuł i o czym jeszcze chciałbyś przeczytać!

 

Konrad Orzechowski

Wódz Szybkie Pióro

Zapisz się do newsletter!

Przetwarzanie...

Udało się!